ООО АРС Система

Дополнительная подпись

Подписание документа после согласования внутри организации

Дополнительная подпись («согласующая») – это функция, при которой документ в Диадок можно подписать двумя и более КЭП в рамках одного ЮЛ или одного ящика. Позволяет подписать документ с помощью КЭП и не завершить документооборот, а передать дальше финальному подписанту.

Функциональность доступна в веб-версии Диадока, доработанном модуле Универсальный и API.

Выгоды использования

Упрощение контроля за счет разделения ответственности
Повышение финансовой безопасности
Повышение эффективности «маршрутов согласования»: генеральный директор массово подписывает документы, которые были уже проверены и подписаны финансовым директором

Дополнительную подпись могут использовать организации, где:

Генеральный директор подписывает документы массово, поэтому нужна предварительная подпись сотрудника, который отвечает за их содержание.
Осуществляются сборные продажи, за которые отвечает больше двух подразделений.
Действует регламент, согласно которому документы подписывают не менее двух сотрудников.
Нужен дополнительный контроль за скидками и акциями отдела продаж.
Документы согласовываются дольше трех дней.
Используют маршруты согласования: документ автоматически перемещается по заранее заданному маршруту и запрашивает согласование конкретного сотрудника или подразделения.
Необходимо перед отправкой документа подтвердить, что товар отгружен со склада.
Есть необходимость в антикоррупционном контроле.
В федеральных бюджетных организациях процесс согласования документа должен быть закреплен подписью ответственного за согласование сотрудника. В настоящее время ЭДО - это обязательное условие для сотрудничества с некоторыми бюджетными организациями (например, с Фондом капитального строительства). В таких случаях необходима покупка Дополнительная подписи и Трехстороннего подписания документов для правильного функционирования цепочки ДО. Подписывают таким образом КС2 КС3, счета, счет-фактуры, акты сверки, акт приемки.
Клиент занимается строительными работами, и перед отправкой заказчику проектной документации нужны подписи руководителя проектного отдела и генерального директора.

Возможности

На документе можно ставить две и более подписи до отправки контрагенту
Дополнительная подпись отражается в протоколе передачи и на синем штампе
Контрагент увидит все подписи, проставленные на документе
Количество подписей не ограничено

Сотрудник с правом подписи подписывает документ в Диадоке и отправляет его следующему подписанту вручную (происходит через функцию «Согласование».

В процессе передачи дальнейшим подписантам у документа будет появляться статус «Подписал», а после финальной подписи – «Подписал и завершил документооборот».

Пример схемы работы настроенного маршрута согласования с дополнительной подписью:

Дополнительная подпись

Стоимость дополнительной подписи в Диадоке

Дополнительные услуги	Стоимость в руб.
Модуль "Дополнительная подпись" на 1 год	40 000

При покупке одной лицензии доступ к дополнительной подписи предоставляется неограниченному числу сотрудников, у которых есть право подписи. Подписание документа дополнительной подписью не изменяет правила тарификации документов, описанные в основном прайс-листе сервиса Диадок.