Кадровый электронный документооборот - законодательство

Преимущества электронного документооборота в кадрах очевидны. Это экономия средств на расходных материалах, курьерской доставке и содержании архива, ускорение сбора подписей сотрудников, защита от потери документов и снижение нагрузки на кадровых специалистов.

Шаги государства в сторону КЭДО

2021 год

Основные вехи

1. С 1 января 2021 г. узаконена сложившаяся практика по КЭДО с удалёнными работниками;
2. 15 ноября завершился эксперимент по КЭДО, в котором участвует около 200 компаний, в том числе Контур как работодатель. Дата закреплена в ст.3 ФЗ № 1036457-7 от 10.3.21
3. Ожидается узаконивание сложившейся практики по КЭДО с остальными работниками, уже готовится законопроект, эксперты Контура участвуют в рабочей группе при МинТруда.

Подробности

С 1 января 2021 г. вступил в силу 407-ФЗ от 08.12.20, и теперь дистанционная работа может быть 3 видов:

• Постоянная;
• Временная до 6 месяцев как по соглашению сторон, так и по инициативе работодателя;
• Комбинированная, когда часть времени работник работает удалённо, часть - на обычном месте работы. Под эту категорию работников можно подвести почти кого угодно, что позволяет спокойно внедрять КЭДО.

В законе описан порядок КЭДО от заключения трудового договора, обмена документами в процессе работы, до увольнения. Необходима усиленная квалифицированная электронная подпись со стороны работодателя и  усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись на выбор со стороны работника.

2020 год

Основные вехи

1. Введение электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года (436-ФЗ от 16.12.19), информация есть также на сайте ПФР и МинТруда России;
2. Начало третьего эксперимента по КЭДО – обмен документами с работниками (122-ФЗ от 24.4.20 ); 
3. Принят 166-ФЗ от 08.6.20 о коронавирусе;
4. Активность по законопроекту, который потом превратился в 407-ФЗ от 08.12.20
5. Рассматривался второй законопроект о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.

Подробности

В мае стартовал эксперимент по 122-ФЗ от 24.04.20 :

• Эксперимент планируют продлить до середины 2021 г.;
• Компаниям можно было заявиться для участия в эксперименте до 1 декабря 2020 г., подав заявление в МинТруда;
• Работодатели могли вести КЭДО в своей информационной системе или используя государственный портал "Работа в России". Также можно использовать то и другое одновременно, поделив документы на типы. В любом случае работодатель должен был обеспечить взаимодействие своей информационной системы с государственным порталом, в том числе для того, чтобы разместить какой-то конкретный документ  в кабинете работника на портале по просьбе работника. По факту со стороны Портала не было АПИ, и размещение предполагалось вручную. Из 200 компаний, которые участвовали в эксперименте, никому не пришлось размещать документы на портале, так как работники этого не просили, им проще взять документ напрямую у работодателя;
• Необходима усиленная квалифицированная электронная подпись со стороны работодателя. Со стороны работника были на выбор УКЭП или УНЭП (если использовалась система работодателя), и ПЭП (если использовался только портал "Работа в России"). Расходы на выпуск подписей и проведение эксперимента несли работодатели;
• При проверках работодатель передавал в государственные органы документы, подписанные УКЭП должностного лица работодателя;
• По запросу работника документы также заверялись УКЭП и выдавались ему;
• Участие работников было добровольное, они имели право отказаться в письменном виде, а в случае согласия должны были подписать изменения к трудовому договору.

Перечень документов в эксперименте

2019 год

1. Рассматривался первый законопроект о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора;
2. Внесли изменения в закон об электронной подписи (476-ФЗ от 27.12.19).

2018 год

Второй эксперимент по КЭДО – обмен документами с работниками.

В эксперименте участвовали:

• ПАО "Сбербанк России";
• ОАО «Российские железные дороги»;
• АО «Газпромбанк»;
• ПАО «АВТОВАЗ»;
• ПАО «РОСБАНК»;
• ПАО «Мечел»;
• АО «Северсталь Менеджмент»;
• ПАО «Ростелеком»;
• ООО «Яндекс»;
• ООО «СИБУР»;
• АО «Альфа-Банк»;
• ПАО «Татнефть»;
• ООО «Агроторг».

Этапы проведения эксперимента зафиксированы в Приказе МинТруда России № 194.

 Документы, которые разрешалось оформлять в электронном виде

• заключение трудовых договоров;
• оформление служебных командировок;
• оформление отпусков;
• извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;
• ознакомление с графиком отпусков и уведомление работника о времени начала отпуска;
• ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;
• представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости;
• заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;
• заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
• ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником;
• получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
• ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы.

2017 год

1. Создана рабочая группа при МинТруда по внедрению в законодательство системы электронного кадрового документооборота;
2. Первый государственный эксперимент по КЭДО – проверка кадровых документов в электронном виде у Сбербанка и Юлмарта.

2016 год

Внесены изменения в 63-ФЗ об электронной подписи.

2015 год

1. Принят приказ МинКультуры про архивы (526 от 31.3.15 );
2. Соблюдение закона про архивы в Диадоке;
3. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть реквизит документа номер 23 - это отметка об электронной подписи.

2013 год

Введено понятие дистанционной работы, закреплено 60-ФЗ от 5.4.13.

2011 год

Введено понятие электронной подписи, закреплено 63-ФЗ от 6.4.11

• Кадровый электронный документооборот - что это?
• Модуль интеграции 1С и КЭДО Контур

Возникли вопросы? Заполните данные!