Из-за пандемии многие предприятия пришли к гибридному формату работы.
Часть сотрудников работает в офисе, кто-то перешел на удаленку, кто-то иногда появляется в офисе.
Много дистанционных сотрудников. В связи таким ритмом работы значительно выросли расходы на курьерские услуги по доставке кадровых документов.
Поэтому сейчас мы рассчитаем стоимость КЭДО для предприятия ООО "Альянс" с удаленным отделом продаж в количестве 14 человек и одного кадрового сотрудника.
Из чего складывается цена?
Цены указаны по состоянию на дату выхода материала 24 октября 2022 года.
Стоимость лицензий
Подсчитывает количество лицензий для физических лиц (включая кадровика), которых необходимо подключить к КЭДО.
Количество лицензий определяется количеством работников, которые будут получать кадровые документы.
Одна лицензия 1 рабочее место. Ее стоимость 2 000 руб.
15*2 000 руб=30 000 руб.
Стоимость интеграции
Сервис будет встроен в 1С Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.14.129).
Модуль для 1С это расширение конфигурации 1с, которое позволит компании мгновенно обмениваться документами со своими сотрудниками прямо из 1С.
Прибавляем 13 700 руб.
Электронные подписи
Подсчитывает количество КЭП или НЭП для физических лиц, которых необходимо подключить к КЭДО.
Количество КЭП определяется количеством сотрудников отдела кадров, которые будут подписывать документы.
В компании один кадровик. Стоимость КЭП для него будет 4000 руб.
Количество НЭП определяется, количеством сотрудников, которые будут подписывать полученные документы.
Остальные сотрудники будут использовать НЭП.
У нас 14 менеджеров по продажам. Стоимость НЭП 500 руб.
Итого 14*500=7 000 руб. 
В сумме, оценка затрат по использованию кадрового электронного оборота для компании ООО "Альянс" составила 54 700 руб.
Это составляет примерно 304 руб. в месяц на 1 сотрудника.
Сертификат на кадрового специалиста может быть выпущен как на физ.лицо, так и на сотрудника. При этом, подписант может использовать подпись как сотрудник, получающий документ, и как подписант со стороны работодателя. Сертификат на менеджера продаж выпускается на физическое лицо.
В модуле «Кадровый ЭДО» можно использоваться любую электронную подпись. При этом при использовании НЭП и ПЭП организация самостоятельно отвечает за создание условий для придания таким подписям юридической силы. Организация самостоятельно устанавливает виды используемых подписей в зависимости от ограничений законодательства Российской Федерации.
Как оценить эффективность внедрения и посчитать расходы
Переменные показатели для расчета:
- Количество кадровых специалистов;
- Количество сотрудников;
- Зарплата кадрового специалиста
Как посчитать расходы
Статьи расходов:
Кадровик, создающий документы личного характера;
Кадровик, создающий массовые документы;
Сбор подписей на документах личного характера;
Сбор подписей на массовых документах;
Секретарь для работы с ДО (разложить документы, напомнить о подписании);
Обеспечение сохранности бумажного архива согласно требованиям закона (аренда или амортизация зданий, налог на имущество, системы пожаротушения, охраны и разграничения доступов, коммунальные услуги, клининг, датчики и системы климат-контроля);
Бумага, скоросшиватели, печать
Пересылка оригиналов специализированными почтовыми службами, либо ФОТ работника на перемещение между зданиями в рабочее время;
Пример расчета расходов
Сервис кадрового документооборота реализован в трех вариантах:
- веб-версия;
- модуль интеграции с 1С;
- API версия